עשרת הצעדים הראשונים בכניסה לתפקיד מנכ"ל

בהיותי בן 26 קיבלתי את התפקיד הניהולי המשמעותי הראשון בחיי- מנהל יחידת האבטחה של מתקני משרד הבטחון.

אני זוכר את היום הראשון בתפקיד. הייתי נרגש ומבוהל כמצופה. נגשתי לממונה עליי, יוסי ושאלתי – 'היכן המדריך?'

'איזה מדריך?' הוא שאל.

'המדריך שמסביר איך מנהלים, או עוד קודם, מסביר מהם הצעדים הראשונים שמנכ"ל חדש צריך לעשות בכניסתו לתפקיד'.

'אין כזה מדריך' הוא השיב, 'תכתוב אותו בעצמך'.

מובן שנכשלתי כשלון חרוץ בתפקיד. אולם מאותו הרגע החלטתי שאעשה הכל בכדי למצוא את הדרך לניהול נכון ובוודאי את הדרך הנכונה לכניסה לתפקיד מנכ"ל.

אחרי 20 שנה של נסיון ניהולי אני יודע שמצאתי את הדרך לניהול נכון ואני רוצה במאמר הזה להציג את עשרת הצעדים הראשונים על פיהם מנכ"ל חדש מומלץ שינהג בכניסתו לתפקיד.

בכניסתכם לתפקיד מנכ"ל אתם תגלו שהגעתם לטריטוריה לא מוכרת, עם חזון והאסטרטגיה לא מוכרים ובעלי תפקידים שאתם כלל לא מכירים.

הימים הראשונים בתפקיד, יש הנוהגים לומר מאה הימים הראשונים בתפקיד, הם שיגדירו ככל הנראה כיצד תשתלבו בארגון.

מנכ"לים חדשים בארגון, פגיעים במיוחד בחודשים הראשונים לתפקיד החדש. אין להם הידע וההבנה של האתגרים העומדים בפניהם. הם אינם יודעים מהם המשאבים העומדים עבורם ואין להם את קשרי העבודה ומערכות היחסים שיסייעו להם להצליח. בתקופה זאת המנכ"ל נבחן על כל צעד, כל אמירה וכל החלטה. לכן כניסה לתפקיד באופן מודע היא חשובה כל כך.

ראו גם את עשרת הכלים המעשיים של שיטת E-effective להגדלת המחזור והובלת העסק לפסגה בקישור הזה

אז איך עושים את זה?

1.

מתחילים במיפוי – שתיקה התבוננות והקשבה.

מנכ"לים רבים נכנסים לתפקיד ומיד מקבלים החלטות. חשוב להם להראות שהם יודעים יותר מכולם ולעיתים דווקא החשש מתהליך הכניסה לתפקיד גורר אותם לנוקשות יתר. ההמלצה הראשונה שלי היא – תשתקו!

למנכ"ל אסור להראות מה הוא מתכנן ולדבר יותר מדי. לכן, אל תמהרו להשמיע מי אתם, כמה אתם יודעים ו/ או מנוסים ואלו תהליכי שינוי תעשו בארגון.

יש מנכל"ים שרוצים להוכיח עד כמה הם כנים ודוגלים בשקיפות אל מול העובדים ולכן משתפים מיד במחשבותיהם. זאת טעות.

שמרו על שתיקה והקפידו להתבונן ולהקשיב לתרבות והפוליטיקה הארגונית, למארג הקשרים האנושיים והבינאישיים בארגון, לכוחות השונים בארגון ולמרכזי הידע הקיימים.

אל תתלהבו מחנפנים. אם יש מי שמספר לכם "כמה הכל היה רע עד שהגעתם", הזהרו ממנו.

מפו לעצמכם את המבנה הארגוני, את העובדים הבולטים, את הערכים הבולטים לטובה ולרעה בארגון. חפשו במודע מיהם האנשים שיכולים לסייע לכם להשתלב בצורה המהירה ביותר בארגון.

2.

קיימו פגישות אישיות.

אחרי שהתבוננתם, הקשבתם ולמדתם את הארגון, הגיע העת לקיים שיחות אישיות עם כמה שיותר אנשים בארגון. כמנכ"ל ייתכן ואינך יכול לראיין את כלל העובדים בארגון. עם זאת, המלצתי היא לראיין את הכפופים אליך ישירות ועוד נציגים שונים ממחלקות שונות ומעמדות מפתח שונות בארגון.

המלצתי בפגישה היא להקשיב 90% מהזמן ולדבר רק ב 10% מהזמן.

על מה נדבר בפגישות?

נכיר את האנשים בצורה אישית יותר. נתעניין בחייהם האישיים, בשאלה מה מניע אותם, כיצד הגיעו לארגון, האם הם מרגישים שהם מביאים את עצמם לידי ביטוי בארגון או לא, נבקש מהם עצות ונשאל כיצד לדעתם יוכלו לסייע בהשתלבותנו כמנכ"לים בארגון.

זאת הזדמנות נהדרת להתחיל לבנות מערכת יחסי אמון עם אנשים. המשמעות של כך היא שעל המנכ"ל לגלות אומץ להיות פתוח לאנשים ורעיונות חדשים, להראות פגיעות, לבקש עזרה ולהיות לא מי שהוא חושב שהוא צריך להיות, אלא מי שהוא באמת.

3.

קחו יועץ והגדירו יחד מה ייחשב כהצלחה.

כל מאמן צריך מאמן. כל מנכ"ל צריך מישהו שילווה אותו בכניסה לתפקיד. יועץ עסקי שיהיה איש אמונו ויסייע לו לראות את הדברים בפרספקטיבה הנכונה ולקבל החלטות שקולות.

שקפו בפני היועץ את התרשמותכם משלב ההתבוננות ומשלב השיחות האישיות. הגדירו יחד מה ייחשב הצלחה עבור 3 חודשים ולאחר שנה בתפקיד.

היועץ העסקי צריך למלא מספר תפקידים:

מנטור, מישהו שיוכל לעזור לכם להבין את התרבות הארגונית, מישהו שיוכל לסייע לכם לקבל החלטות וכזה שיכול להעניק לכם פרספקטיבה רחבה על כל מה שקורה סביבבכם ומשפיע עליכם.

4.

היו פרואקטיביים

פרואקטיביות הינה הבסיס להצלחה בכל תפקיד ניהולי, וודאי כמנכ"ל. אחת מהדרכים שיסייעו לכם להצליח בתפקיד, היא ליזום ולפעול כל הזמן מול כלל השחקנים בארגון.

מה המשמעות של הדבר? לפגוש כמה שיותר בעלי תפקידים בארגון ולשאול: איך אני יכול לסייע לך להצליח יותר?

שנית עליכם ללמוד הרבה ומהר. על הארגון, שירותיו, מוצריו, ההיסטוריה שלו ועוד. אל תחכו שילמדו אתכם- פעלו ללמוד כמה שיותר בזמן הקצר ביותר.

שלישית- עליכם להתחבר ולבנות מערכת יחסים מבוססת אמון עם כמה שיותר אנשים. התייחסו לחודשים הראשונים בתפקיד כאל מרוץ כנגד שעון חול בו הנכם מנסים להכיר כמה שיותר אנשים, להכיר כמה שיותר תפקידים, ללמוד כמה שיותר על הארגון ולבנות כמה שיותר מערכות יחסים מעולות.

5.

קבלו החלטה אלו "אזורים", "נושאים" מקבלים עדיפות ראשונה לטיפול

אחת הטעויות הנפוצות של מנכ"לים בתחילת תפקיד הוא הרצון לעשות המון שינויים ומהר. הרצון "לרוץ על כל המגרש" ולעשות שינוי ארגוני דרמטי מקצה לקצה, נדון כמעט תמיד לכשלון מיד מהרגע הראשון.

ארגונים, וודאי גדולים, אינם אוהבים שינויים.

לעיתים, אפילו שינויים מינורים מייצרים חשש גדול אצל העובדים, לכן אני ממליץ לרשום אלו נושאים חייבים שינוי ולתעדף אותם.

שינויים הם דבר שמרתיע מאד אנשים בכלל ועובדים בפרט. הרבה פעמים נגלה שעובדים מעדיפים להותיר דברים מסויימים בצורה 'עקומה' ובלבד שלא לצאת מאזור הנוחות.

ניהול נכון של השינוי ותכנון מוקדם יסייע למנכ"ל לצלוח בצורה טובה יותר את התהליך.

6.

קיבלתם החלטות- חשוב גם ליישם אותן.

ליוויתי עשרות מנכ"לים בחיי. אחד הדברים הבולטים ביותר הוא הפער בין התוכניות על הנייר לבין הביצוע בשטח.

רוב המנכ"לים לא מיישמים את ההחלטות שלהם בשל סיבות כגון:

- קשיים שהתעוררו ביישום.

- התנגדות של העובדים.

- חוסר במיקוד.

- אי מציאת זמן לטיפול בנושא.י

אחרי שהגדרתם מהם הנושאים העיקריים בהם יש לטפל, בגיע הזמן לישמם בכל הכוח. בזה אתם נמדדים כמנכ"לים, זהו המבחן הגדול שלכם.

הרבה פעמים ההחלטות שתקבלו יהיו מעולות, אבל ברגע שתרצו להוציאם לפועל העובדים יאמרו שאין להם את הידע, היכולת, המשאבים, הזמן ליישמן .

כמנכ"לים עליכם להיות נחושים לעמוד בהחלטות. יישומן יעיד לכלל העובדים כי הנכם מנכ"לים מעוררי שינוי, נחושים ומצליחים.

7.

פוליטיקה ארגונית – הנה חלק בלתי נפרד מהעשייה שלכם.

בעת לימודי את תחום הייעוץ הארגוני כתבתי את עבודת הסיום על נושא הפוליטיקה הארגונית. ידעתי עוד קודם, עד כמה הדבר חשוב בארגונים. בסיום כתיבת העבודה הבנתי כי מנכ"ל טוב חייב להבין בפוליטיקה ארגונית. יותר מזה, ככל שהארגון גדול יותר, העיסוק בפוליטיקה ארגונית גדול יותר.

אין ארגון שהוא לא פוליטי. ומנכ"ל לא יכול להצליח אם אינו מסוגל לטפל בפוליטיקה בארגון. מנכ"לים רבים נכשלים בתפקידם בגלל חוסר ההבנה שלהם בפוליטיקה. ככל שהתפקיד שלך חשוב יותר, מורכב יותר, בארגון גדול יותר, עליך לדעת לתמרן טוב יותר, לדעת לעגל פינות, לדעת לתקשר טוב יותר עם אנשים שונים. אתה תגלה שלפעמים זאת העבודה הכי חשובה שלך כמנהל. בסדרה ה'ריקוד האחרון' שליוותה את מייקל ג'ורדן והבולס לאורך שנים, יש קטע בפרק העשירי בו פיל ג'קסון צריך להתמודד עם העובדה ש'הילד הרע' של הקבוצה, דניס רודמן, באמצע סדרת ליגת הגמר, החליט שלא להופיע לאימון וללכת להתחרות בתחרות WWE. סביר להניח שכל מאמן אחר היה 'בועט אותו', אבל פיל ג'קסון ידע שזה הבחור ועם זה צריך לנצח. במשחק שלאחר חזרתו- דניס רודמן הצטיין ולקח חלק עקרי בהצלחת הבולס לקחת אליפות שישית.

8.

אתה צריך ללמוד להשתנות כשצריך.

יש הבדל אדיר בין לשמש כמנכ"ל בחברה שבנית בצלמך ובדמותך לבין חברה אליה הגעת מבחוץ. לכל חברה תרבות ארגונית משלה וצורך בסגנון ניהולי מסויים.

יש מנהלים שלא מסוגלים לשנות את סגנון הניהול שלהם ואז נוצרת להם בעיה. צריכה להיות למנכ"ל היכולת להבין מה אופי הארגון, מה סוג הניהול הדרוש ועליו לעשות את ההתאמות הדרושות לכך.

בתחילת דרכי שימשתי כמנהל ביחידות האבטחה של משרד הבטחון ורכבת ישראל. התפקיד הניהולי הראשון שלי מחוץ לעולם האבטחה היה מנכ"ל עולם המים.

ביום הראשון שלי בתפקיד הגעתי עם ז'קט, חולצה מכופתרת ומכנס מחוייט ודברתי בסגנון אליו הייתי רגיל- 'פקודות עבור'.

מהר מאד הבנתי שאני חייב לשנות את הסגנון שלי.

את סגנון הלבוש, סגנון הדיבור, סגנון ההקשבה וההתייחסות, אחרת הייתי נדון לכישלון.

9.

אין זה משנה כמה ימים אתה בתפקיד – האחריות תמיד עליך!

במשך המון שנים חיפשתי אחר הפירוש למושג 'אחריות'. במהלך השנים, שמעתי המון פרשנויות והסברים אבל התחברתי באופן אישי לשתי פרשנויות-

א. "מה שלא תעשה לא יהיה". את זה לימד אותי מפקדי דודי מזרחי שאמר לי- בסופו של דבר לא משנה מה קורה- האחריות שלך היא לעשות את מה שצריך שיעשה, או לוודא ששמישהו עשה את מה שצריךל היה להיעשות.

ב. "הכרה בהיותי גורם". הכוונה היא - הכרה שמה שלא קורה סביבך, לך יש את היכולת להיות גורם משפיע בתהליך.

מנכ"ל ואין זה משנה אם הוא נמצא בתפקידו יום, חודש או שנה, הוא האחראי הבלעדי לקורה בארגון. כל אחריות היא עליו, אין לו למי להעביר אותה, והוא צריך להיות מנהיג שלוקח אחריות.

למה הנקודה הזאת חשובה למנכ"ל בכניסת לתפקיד?

נתקלתי לא פעם במנכ"לים ש'לקחו את הזמן' בכל הקשור לקבלת האחריות כי 'זה שייך למשמרת של המנכ"ל הקודם'.

אז זהו – שלא!

מרגע כניסתך לתפקיד המנכ"ל, כל הקורה בארגון הוא באחריותך. המסקנה היא שישנם דברים הקשורים לפיתוח ושינוי בארגון שניתן ורצוי לקחת את הזמן עד לקבלת החלטה בנוגע אליהם ומנגד ישנם דברים, בעיקר כאלו הקשורים בבטחון ובטיחות, בהם אם יש צורך לעשות שינוי, הרי שיש לעשותו באופן מידי כי האחריות היא עליך.

10.

אתם לא יודעים הכל- שתפו את העובדים!

המנכ"ל אינו איש המקצוע הכי טוב. הוא צריך להיות המנהל הכי טוב. מנהל טוב יודע מי כן יודע. אני זוכר את תפקידי הראשון במילואים כמפקד פלוגת חילוץ והצלה. בתרגול הראשון עלינו על אתר הרס בנסיון לתרגל חילוץ לכודים.

לא הבנתי כלום בחילוץ באתר הרס, כיוון שהגעתי מעולמות אחרים בשירות הסדיר וטרם עברתי הכשרות בנושא חילוץ.

עלינו על אתר ההרס, כל החיילים מסתכלים עליי ומחכים למוצא פי כיצד לנהוג.

בקשתי שיביאו לי את הרופא ואת המהנדס של הפלוגה ואת שלושת אנשי החילוץ הוותיקים והטובים שיש בפלוגה, אחד מכל מחלקה.

כשהגיעו, בקשתי שיתנו לי סקירה של המצב והצעות להמשך פעילות. בתוך 15 דקות קיבלתי סקירה ותוכנית מלאה להמשך פעילות.

אל תנסו לדעת הכל. נסו להבין מה החוזקה של כל בעל תפקיד בארגון והשתמשו בכך לטובת שיפור יכולות הארגון. אל תנסו לפתור את כל הבעיות והאתגרים לבד. שתפו את העובדים בדילמות שלכם ותגלו שהיכולת שלכם לנהל משתפרת.