איך לעשות שיחות אישיות עם עובדים?

שיחות אישיות עם עובדים הן הזדמנות מצוינת להבין את הצרכים שלהם, לשפר ביצועים ולהגביר את המוטיבציה שלהם. בניגוד לעבר, בהם ההמלצה הייתה לקיים שיחת חתך, חצי שנתית או שנתית עם העובד, כיום אני ממליץ לקיים שיחת הערכה אחת לשבוע עם כל עובד ושיחת חתך אחת לשנה.

שיחת הערכה מטרתה להיות קשובים לעובד, להיות עם יד על הדופק לגבי הצרכים שלו ולוודא שיש הבנה מה היעדים שלו ומה צריך בכדי לעמוד בהם.

הנה מספר המלצות לקיום נכון של שיחת הערכה.

מבנה השיחות האישיות צריך להיות בצורה הבאה:

1. פתיחה נעימה – שאילת שאלות כלליות על מנת להתעניין באמת בעובד. למשל: איך היה בסופ"ש  וכד'?

2. שבח – ניתן לעובד דגשים על דברים טובים שהיו בשבוע שחלף (תמיד ניתן למצוא משהו טוב שנעשה ע"י העובד).  זה בסדר להחמיא על דברים "מובנים מאליהם". עבוד שמגיע כל הזמן בזמן מעניק לנו שקט ולכן חשוב להוקיר זאת.

3. בחינת ביצועים- נסקור את  המדדים והיעדים של העובד- תכנון מול ביצוע. אני ממליץ על שיטת "רמזור". ירוק- עמד ביעד. צהוב- עמד בצורה חלקית. אדום לא עמד ביעד. מומלץ לבקש מהעובד שיכין כל שבוע את ה "רמזור" שלו.

4. כעת נקיים שיח על האתגרים יש לעובד או שצצו בשבוע האחרון. נבחו האן אתגרין שהיו נפתרו או לא. נבדק עם העובד מה הוא צריך על מנת להשתפר?

5. פיתוח אישי- בשלב זה מומלץ לשאול את העובד האם יש עוד דברים שניתן לעשות על מנת שירגיש טוב מאד. הרבה פעמים נגלה שהבקשות של העובד הן שוליות עבורנו, אך מעניקות לעובד עצמו, ערך רב.

6. חזרה על מטרות ויעדים. לקראת כל סוף פגישה נחזור על החזון, הערכים של הארגון על ה "למה" של כארגון ונוודא כי היעדים ברורים ומובנים.

7. לסיכום, נודה לעובד ונדגיש כי אנו כאן לכל שאלה, עניין או צורך.

דגשים לשיחה:

• הקשבה פעילה:  חשוב להקשיב לעובד בצורה מלאה, לתת לו את התחושה שהדעות והתחושות שלו חשובות.

• שאלות פתוחות:  מומלץ לעודד את העובד לדבר על התחושות והחוויות שלו באמצעות שאלות פתוחות.

• שקיפות ואמינות:  חובה להיות שקוף ואמין עם העובד, להסביר את ההחלטות ולתת מידע ברור.

• גמישות והתאמה אישית:  יש להתאים את השיחה לצרכים הספציפיים של כל עובד, להראות אמפתיה ולנסות להבין את נקודת המבט שלו.